Wyjazd w celach służbowych – jak prawidłowo przeglądać oferty biur turystycznych?

Pracujesz w delegacjach? Warto zadbać o to, by każdy wyjazd był dobrze zaplanowany i dopięty na ostatni guzik. Nie ma bowiem nic gorszego niż problemy organizacyjne, które opóźniają grafik podróży, powodują bałagan, chaos oraz problemy ze zrealizowaniem celów i założeń podróży służbowej. Jeśli więc wiesz dokładnie, kiedy szykuje się delegacja, od razu zacznij organizować wszystkie najważniejsze kwestie.

Informacje o delegacjach najczęściej nie pojawiają się z dnia na dzień, pracownicy są o nich uprzedzani z dużym wyprzedzeniem. Mają więc możliwość zorganizowania sobie wyjazdu w taki sposób, by nic po drodze ich nie stresowało. Bardzo często organizacją wyjazdów zajmują się inni pracownicy, co pozwala pracownikom jadącym służbowo na pewien luz. Jeśli jednak trzeba zorganizować sobie wyjazd samodzielnie, warto jest zacząć przede wszystkim od przeglądania ofert i noclegów w miejscu, do którego planujemy docelowo dotrzeć.

Delegacja dobrze zaplanowana

Gdy wejdziemy na biznes forum, możemy poczytać sobie sporo informacji i opisów doświadczeń innych osób, które jeżdżą w delegację dosyć regularnie. Warto korzystać z ich wiedzy i doświadczenia, gdyż dzięki temu można uniknąć wielu wpadek oraz nieprzewidzianych sytuacji. Jeśli nie wiesz, jak się zabrać za organizację wyjazdu, zapytaj na forum. Z pewnością znajdzie się sporo osób, które będą mogły doradzić coś konkretnego. W przypadku poszukiwania hotelu czy pensjonatu na nocleg warto zwracać uwagę na jego położenie, wygodny dojazd, dodatkowe usługi, a także na to, czym dokładnie zajmuje się hotel. Nie ma bowiem nic gorszego niż trafienie w delegacji do hotelu, gdzie akurat odbywa się wesela lub głośna impreza integracyjna. Szukając hotelu lub innego miejsca noclegowego dobrze jest też korzystać z różnych portali rezerwacyjnych, które często pozwalają na znalezienie noclegu ze sporą zniżką. Im wcześnie szukamy miejsca na noclegi i je rezerwujemy, tym mniej możemy zapłacić za pobyt w hotelu czy pensjonacie. Nie należy więc zostawiać kwestii rezerwacji miejsca na ostatnią chwilę przed wyjazdem.

Zaplanuj punkt po punkcie

Ustalając wszystkie szczegóły wyjazdu, warto też zadbać o takie kwestie, jak środek transportu i formalności z nim związane, rezerwację posiłków, a jeśli planujemy spotkania biznesowe, także rezerwację miejsc, w których będą się one odbywały. Warto przynajmniej ramowo nakreślić sobie plan całego wyjazdu, dzięki czemu będziemy mieć grafik, którego będzie można się trzymać. Pamiętajmy również, że wszystkie koszty ponoszone podczas delegacji leżą po stronie pracodawcy. Pracownik na wyjeździe służbowym musi więc zbierać wszystkie faktury lub dowody zakupu, aby móc później rozliczyć wszystkie wydatki. Niedopuszczalna jest bowiem sytuacja, gdy pracownik w delegacji musi z własnej kieszeni płacić za transport czy noclegi. Są to bowiem wydatki, które są związane z codziennym wykonywaniem obowiązków zawodowych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *