Konferencja firmowa za granicą – jak dobrze ją przygotować?

Konferencje i różnego rodzaju eventy są na porządku dziennym zarówno w wielkich przedsiębiorstwach, jak i w mniejszych firmach. Takie wydarzenia branżowe przyciągają klientów i kontrahentów, budują pozytywny wizerunek marki, pozwalają na nawiązywanie nowych kontaktów. Oczywiście, pod warunkiem, że są one zorganizowane na wysokim poziomie, świetnie zaplanowane i dopięte na ostatni guzik.

Konferencje mogą odbywać się zarówno w kraju, jak i za granicą. Wybór miejsca do zorganizowania wydarzenia nie powinien być jednak przypadkowy. Zawsze warto szukać profesjonalnych hoteli czy centrów konferencyjnych, które dysponują nowoczesnymi, przestronnymi i wygodnymi salami. Konferencja za granicą to dobre rozwiązanie dla tych firm, które działają na skalę międzynarodową i współpracują z partnerami z różnych krajów. Trzeba jednak pamiętać, że wydarzenie zorganizowane za granicą będzie zdecydowanie bardziej kosztowne niż to w kraju. Kolejną kwestią jest problem z dotarciem – nie każdy zaproszony uczestnik konferencji będzie miał możliwość dotrzeć na miejsce.

Dobry plan to podstawa dobrej organizacji

Dobrze zorganizowane konferencje firma powinna planować z dużym wyprzedzeniem. To szczególnie ważne, jeśli wydarzenie ma się odbyć za granicą. Trzeba przede wszystkim znaleźć dobrą i sprawdzoną lokalizację. Najlepiej korzystać z wyspecjalizowanych miejsc konferencyjnych, które cieszą się renomą oraz pozytywnymi opiniami osób, które już korzystały z usług danego miejsca. Kolejną kwestią jest dopasowanie sali do liczby uczestników. Trzeba pamiętać, że miejsce konferencyjne musi być wygodne, komfortowe i odpowiednio urządzone, aby każdy uczestnik miał dla siebie kawałek wolnej przestrzeni. W przypadku organizowania kilkudniowych konferencji za granicą, organizator powinien również zadbać o noclegi uczestników. Czasem są one z góry opłacone, czasem jedynie zarezerwowane, ale uczestnicy mogą mieć pewność, że będą mieli gdzie spać i nie zostaną w obcym kraju bez noclegu.

Sprawdzeni prelegenci, sprawna obsługa techniczna

Organizując konferencję za granicą warto mieć świadomość, że będzie to wydarzenie na skalę międzynarodową, musi więc być na odpowiednim poziomie. Do uczestnictwa w konferencji warto zaprosić dobrych, profesjonalnych prelegentów, którzy są znanymi nazwiskami w branży i mogą przyciągać uczestników siłą swojego autorytetu. Im więcej znanych nazwisk, tym lepiej, gdyż wydarzenie będzie cieszyło się ogromnym zainteresowaniem. Należy zadbać też o wszystkie kwestie techniczne, nagłośnienie, obsługę multimedialną, a także o oprawę zdjęciową oraz filmową. Wydarzenie na tak dużą skalę po prostu trzeba uwiecznić w materiale zdjęciowym i filmowym. Do tego zadania również trzeba zaprosić profesjonalnych fotografów i operatorów, osoby przypadkowe z pewnością nie poradzą sobie z obsługą medialną wydarzenia. Filmy czy zdjęcia z zagranicznej konferencji mogą przydać się firmie do różnych celów marketingowych i promocyjnych. Warto więc zadbać o to, by były naprawdę na wysokim poziomie.